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一、確定迎送規格
對來(lái)賓的迎送規格各國做法不盡一致。確定迎送規格，主要依據來(lái)訪(fǎng)者的身份和訪(fǎng)問(wèn)目的，適當考慮兩國關(guān)系，同時(shí)要注意國際慣例，綜合平衡。主要迎送通常都要同來(lái)賓的身份相當，但由于各種原因（例如國家體制不同，當事人年高不便出面，臨時(shí)身體不適或不在當地等等），不可能完全對等。遇此情況，可靈活變通，由職位相當的人士，或由副職出面?？傊?，主人身份總要與客人相差不大，同客人對口、對等為宜。當事人不能出面時(shí)，無(wú)論作何種處理，應從禮貌出發(fā)，向對方作出解釋。其他迎送人員不宜過(guò)多。也有從發(fā)展兩國關(guān)系或當前政治需要出發(fā)，破格接待，安排較大的迎送場(chǎng)面。然而，為避免造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般都按常規辦理。
二、掌握抵達和離開(kāi)的時(shí)間
必須準確掌握來(lái)賓乘坐飛機（火車(chē)、船舶）抵離時(shí)間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應及時(shí)周知。由于天氣變化等意外原因，飛機、火車(chē)、船舶都可能不準時(shí)。一般大城市，機場(chǎng)離市區又較遠，因此，既要順利地接送客人，又不過(guò)多耽誤迎送人員的時(shí)間，就要準確掌握抵離時(shí)間。
迎送人員應在飛機（火車(chē)、船舶）抵達之前到達機場(chǎng)（車(chē)站、碼頭）。送行則應在客人登機之前抵達（離去時(shí)如有歡送儀式，則應在儀式開(kāi)始之前到達）。如客人乘坐班機離開(kāi)，應通知其按航空公司規定時(shí)間抵達機場(chǎng)辦理有關(guān)手續（身份高的客人，可由接待人員提前前往代辦手續）。
三、獻花
如安排獻花，須用鮮花，并注意保持花束整潔、鮮艷，忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。有的國家習慣送花環(huán)，或者送一、二枝名貴的蘭花、玫瑰花等。通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導人與客人握手之后，將花獻上。有的國家由女主人向女賓獻花。
四、介紹
客人與迎接人員見(jiàn)面時(shí)，互相介紹。通常先將前來(lái)歡迎的人員介紹給來(lái)賓，可由禮賓交際工作人員或其他接待人員介紹，也可以由歡迎人員中身份最高者介紹?？腿顺醯?，一般較拘謹，主人宜主動(dòng)與客人寒暄。
五、對一般客人的迎接
迎接一般客人，無(wú)官方正式儀式，主要是做好各項安排。如果客人是熟人，則可不必介紹，僅向前握手，互致問(wèn)候；如果客人是首次前來(lái)，又不認識，接待人員應主動(dòng)打聽(tīng)，主動(dòng)自我介紹；如果迎接大批客人，也可以事先準備特定的標志，如小旗或牌子等，讓客人從遠處就能看到，以便客人主動(dòng)前來(lái)接洽。
六、迎送工作中的幾項具體事務(wù)
?。ㄒ唬┯蜕矸莞叩目腿?，事先在機場(chǎng)（車(chē)站、碼頭）安排貴賓休息室，準備飲料。
?。ǘ┌才牌?chē)，預定住房。如有條件，在客人到達之前將住房和乘車(chē)號碼通知客人。如果做不到，可印好住房、乘車(chē)表，或打好卡片，在客人剛到達時(shí)，及時(shí)發(fā)到每個(gè)人手中，或通過(guò)對方的聯(lián)絡(luò )秘書(shū)轉達。這既可避免混亂，又可以使客人心中有數，主動(dòng)配合。
?。ㄈ┲概蓪?zhuān)人協(xié)助辦理入境手續及機票（車(chē)、船票）和行李提取或托運手續等事宜。重要代表團，人數眾多，行李也多，應將主要客人的行李先取出（最好請對方派人配合），及時(shí)送往住地，以便更衣。
?。ㄋ模┛腿说诌_住處后，一般不要馬上安排活動(dòng)，應稍作休息，起碼給對方留下更衣的時(shí)間。
摘自陜西外事
